VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026: Mit smarten Strategien zum Erfolg trotz kleiner Budgets

Mehr Reisen, weniger Budget: Die VDR-Analyse 2026 zeigt, wie deutsche Unternehmen den Spagat zwischen Präsenzpflicht und Kostendruck meistern. Erfahren Sie, warum die Bahn den Flugverkehr überholt, wie KI die Verwaltung effizienter macht und warum Travel Manager jetzt zu Mobilitätsexperten werden.

21. Mai. 2026 von Sascha Ruediger

Deutsche Unternehmen reisen mehr, aber geben weniger pro Reise aus. Das ist die Kernbotschaft der diesjährigen VDR-Geschäftsreiseanalyse.

Wir haben für Sie zusammengefasst, wie sich Geschäftsreisen 2025 verändert haben und welche Herausforderungen Travel Manager 2026 erwarten.

Das Wichtigste aus der Geschäftsreiseanalyse auf einen Blick:

Es wird mehr gereist, aber gleichzeitig werden Budgets kleiner. Das sind unsere wichtigsten Empfehlungen für smartes Travel Management:

• Klare Prozesse statt pauschaler Reiseverbote: Monitoring von Reiserichtlinien, übergreifendes Travel Management System einführen, Sonderkonditionen verhandeln, KI-Lösungen nutzen
• Bahn, Flüge, Fuhrpark etc. in einem System steuern, direkt vergleichen und die beste Option auswählen
• Bleisure und Workations in Reiserichtlinien festhalten, um Haftungsrisiken zu vermeiden

Wachstum trotz schwieriger wirtschaftlicher Lage

116,1 Millionen Geschäftsreisen wurden 2025 in Deutschland unternommen. Das entspricht einem Anstieg von 8,3 % gegenüber dem Vorjahr. Gleichzeitig sanken die durchschnittlichen Kosten pro Reise auf 418 Euro (-4,8 %). Die Gesamtausgaben wuchsen moderat auf 48,6 Milliarden Euro (+3,2 %).

Das heißt: Trotz wirtschaftlicher Unsicherheit und geopolitischer Spannungen reisen deutsche Unternehmen weiterhin und legen Wert auf Präsenz. Sie tun das allerdings mit spürbar knapperen Budgets: Das sorgt für kürzere Aufenthalte, dichtere Planung und günstigere Buchungskategorien.

Europa rückt in den Fokus

42 % aller Geschäftsreisen führten 2025 ins Ausland; im Vorjahr waren es nur rund ein Drittel (35 %). Der Anteil europäischer Auslandsreisen stieg von 24 % auf 30 %.

Das ist kein Zufall: Kurze Distanzen, dichte Verbindungen und die Möglichkeit, mehrere Kundentermine in einem Trip zu bündeln, machen Europa zum bevorzugten Reisegebiet für Vertrieb, Projektarbeit und Beziehungsmanagement.

Die Bahn überholt das Flugzeug im In- und Ausland

Der Mobilitätsmix verschob sich 2025 deutlich. Im Inland steigt die durchschnittliche Nutzung der Bahn auf 52 % (2024: 44 %). Gleichzeitig gingen Inlandsflüge auf 13 % zurück (2024: 25 %).

Beim Ausgabenanteil spiegelt sich dieser Trend wider: Die Bahn hält mit 46 % den größten Anteil, das Flugzeug liegt bei 27 %, der Firmenwagen bei 17 %.

Kosten verlagern sich auf Hotel und Verpflegung

Die Kostenstruktur veränderte sich spürbar. Während der Transportanteil auf 43 % sank (2024: 54 %), stiegen Übernachtungen auf 35 % (2024: 25 %) und Verpflegung auf 21 % (2024: 15 %).

Travel Management als strategischer Hebel

Strukturiertes Travel Management zahlt sich aus, das zeigen die Zahlen aus der Geschäftsreiseanalyse deutlich. 81 % der Befragten sahen den größten Mehrwert in Kostenkontrolle und -optimierung. 59 % berichteten von 6-10 % Kostenersparnis durch zentralisiertes Travel Management.

Doch der Aufgabenbereich wächst. Das klassische Travel Management entwickelt sich zunehmend zum integrierten Travel- & Mobility-Management. 86 % der Befragten bestätigten, dass sich ihr Aufgabenprofil in den letzten Jahren deutlich verändert hat.

Bleisure & Workations: Gelebt, aber selten geregelt

Bleisure (= eine geschäftliche Reise wird mit privaten Urlaubstagen oder Freizeitaktivitäten kombiniert) wird bei 53 % der Unternehmen toleriert, aber nur bei 39 % aktiv gefördert. 70 % der Unternehmen geben an, dass Blended Travel noch nicht Teil der Reiserichtlinie ist, die Integration jedoch geplant sei.

Pragmatisch beim KI-Einsatz, technisch noch ausbaufähig

Künstliche Intelligenz ist im Travel Management angekommen, besonders im administrativen Kerngeschäft. Unternehmen, die KI nutzen, setzen sie am häufigsten in der Reisekostenabrechnung (75 %).

Die Hürden liegen nicht bei der Bereitschaft der Mitarbeitenden, sondern vielmehr in den Bereichen Governance und Technik: Datenschutz und IT-Sicherheit (49 %) sowie Systemintegration (29 %) sind die größten Herausforderungen.

Fazit: Besser steuern statt streichen

Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 zeichnet das Bild einer Branche im Wandel. Mehr Reisen bei engeren Budgets – das ist die neue Realität auf dem Geschäftsreisemarkt.